Die Balance zwischen Kontrolle und Loslassen (Teil III)

Im ersten Teil zu diesem Artikel habe ich Kommunikation mit dem Fliegen verglichen. Ich ging von der Beobachtung aus, dass ein Flugzeug normalerweise eine Eigenstabilität hat, sodass es auch bei turbulenterer Luft von selbst in die einmal eingestellte Fluglage zurückkehrt. Der bei Flugschüler*innen oft vorhandene Impuls, Abweichungen durch zu viele oder zu starke Steuereingaben ausgleichen zu wollen, ist oft unnötig und macht das Flugzeug eher unruhiger als stabiler. Meine These war nun, dass auch Kommunikationssituationen eine Eigenstabilität aufweisen, die uns hilft, die Situation ruhiger und erfolgreicher zu erleben. Ich will das im Folgenden kurz theoretisch einleiten und danach an einem Beispiel aus dem Bereich Kundenservice zeigen.

Bild: Gerd Altmann / pixabay.com

Stabile Ausgangslage: Kooperationsprinzip, Kommunikationsmaximen und Relevanzprinzip

Wenn wir mit einer anderen Person kommunizieren, dann tun wir das auf einer bestimmten Grundlage, die der Sprachphilosoph Herbert Paul Grice (1913-1988) als Kooperationsprinzip zusammengefasst hat. Grice schrieb: „Mache deinen Gesprächsbeitrag jeweils so, wie es von dem akzeptierten Zweck oder der akzeptierten Richtung des Gesprächs, an dem du teilnimmst, gerade verlangt wird.“

Trotz der Formulierung „mache“ war das keine Empfehlung an seine Leser*innen (Grice schrieb keinen Ratgeber), sondern drückte eine Beobachtung aus: Wir gehen davon aus, dass ein kommunikativer Beitrag zum gerade aktuellen kommunikativen Verlauf und Kontext passt. Wir ordnen Beiträge spontan entsprechend ein. Wir unterstellen also der anderen Person, dass ihre Beiträge zur Situation und zum Thema passen. So bildet das Kooperationsprinzip zunächst eine stabile Ausgangslage für Kommunikation.

Aber oft sind wir bei der Einordnung etwas vorschnell oder wir teilen nicht das Vorwissen und die Annahmen der anderen Person. Dann verstehen wir etwas falsch oder gar nicht, oder wir erahnen zwar, was die andere Person sagen will, wissen aber nicht so recht, was wir von ihrem Beitrag halten oder wie wir auf ihn reagieren sollen. Vielleicht urteilen wir auch einfach, dass der Beitrag gar nichts mit uns oder dem Thema zu tun hat.

Unserer Einordnung der Beiträge liegen nach Grice weitere Unterstellungen oder Erwartungen zugrunde, die er Kommunikationsmaximen nannte. Auch die Kommunikationsmaximen sind keine normativen Ratschläge, wie wir kommunizieren sollten, sondern beschreiben wieder die Erwartung, die wir an die Beiträge anderer Personen haben:

  • Maxime der Quantität: Wir erwarten, dass zwar alles Nötige (so viel wie nötig), aber so wenig wie möglich (ohne unnötige Ausschweifungen) gesagt wird.
  • Maxime der Qualität: Wie erwarten, dass nur Dinge gesagt werden, die wahr sind, oder dass zumindest kenntlich gemacht wird, für wie wahrscheinlich das Gesagte gehalten wird.
  • Maxime der Relation: Wir erwarten, dass das Gesagte relevant ist, also zum Thema (und damit zur Kommunikationssituation) passt.
  • Maxime der Modalität: Wir erwarten, dass klar und eindeutig formuliert wird.

Dan Sperber und Deidre Wilson haben in „Relevance. Communication and Cognition“ (1986/1995) darauf hingewiesen, dass man Grice‘ Maximen unter ein einfacheres Prinzip fassen kann, das sogenannte Relevanzprinzip. Ein kommunikativer Beitrag (oder noch viel allgemeiner: ein Reiz, der von außen auf uns eindringt) ist relevant, wenn er einen Kontexteffekt bei der wahrnehmenden Person auslöst. Ein Kontexteffekt liegt vor, wenn die wahrnehmende Person den Beitrag an vorhandene kognitive Annahmen (den Kontext) anknüpfen kann. Der Beitrag ist relevant, wenn der kognitive Aufwand zur Verarbeitung des Beitrags gering, aber der Kontexteffekt hoch ist.

Soweit die Ausgangslage, die für sich bereits zeigt, dass Kommunikation nicht willkürlich geschieht, sondern bestimmten Grundsätzen unterliegt, auf die wir uns erstmal einlassen und dadurch loslassen können — loslassen der Neigung, die Kommunikationssituation immer gleich kontrollieren zu wollen und alles nur entsprechend unserer eigenen Absicht zu deuten oder zu versuchen, unsere eigenen Absichten durchzusetzen.

Wie Luhmann sinngemäß sagte: Es kann auch immer anders sein, und das betrifft auch unsere eigenen Interpretationen und Absichten. Darum hilft ein Offenhalten von Perspektiven mitunter mehr dabei, eine für alle Beteiligten befriedigende Situation zu erleben, als ein vorschnelles Einengen auf eine Perspektive. (Dass das in der Praxis nicht immer so einfach ist und viel Selbstreflexion in der Situation verlangt, die wir nicht ständig leisten können, stimmt allerdings auch …)

Um den eigenen „Kommunikationsstil“ zu ermitteln, wird in manchen praxisorientierten Fragebögen gefragt, ob man in Kommunikationssituationen eher zum Kämpfen oder zur Flucht neigen würde. Komische Frage, die ich eigentlich nur mit weder/noch beantworten kann. Denn dieses Begriffspaar halte ich für grundfalsch — die Paarung suggeriert, dass es in der Kommunikation eine*n Gewinner*in und Verlierer*in geben muss, und dass man entweder dazu neigt, die eigene Position bis aufs Blut zu verteidigen, oder dass man direkt nachgibt. Dass es eine Seite gibt, die den Austausch kontrolliert und eine, die nachgibt.

Kommunikation sollte weder Kampf noch Flucht sein

Nun gibt es einen professionellen (d.h. berufsmäßig ausgeführten, nicht unbedingt immer wünschenswert gestalteten) Kommunikationskontext, in dem so eine Sicht auf Kommunikation strukturell angelegt ist, nämlich den Kundenservice, sofern er nach bestimmten Prozessen abläuft, wie das bei den meisten großen Unternehmen der Fall ist. Das Ziel ist, schnell und effektiv das Problem zu identifizieren und zu lösen, weswegen die Kund*innen sich melden — und zwar so, dass möglichst nicht noch ein Folgekontakt generiert wird. Da die anrufenden Personen, die um Hilfe fragen, in der Regel nicht so kommunizieren, wie das der Prozess vorsieht, ist es an den Mitarbeiter*innen (den „Agent*innen“), das Gespräch strukturiert zu leiten. Das wird gern als „Call Control“ (Anrufkontrolle) bezeichnet.

Relativ unabhängig vom konkreten Fachgebiet sehen Prozesse im Kundendienst vor, dass bestimmte Informationen erfragt und dann bestimmte Handlungsschritte umgesetzt werden — was vom Prozess nicht vorgesehen ist, kann in der gemeinsamen Kommunikation mit dem Kunden nicht umgesetzt werden, und ein großer Teil der unbefriedigenden Kommunikationssituationen rührt daher, dass Kund*innen oft eine andere Vorstellung davon haben, wie man ihnen helfen sollte. Sie erwarten, dass man ihre individuellen Anliegen, Sorgen und Nöte nicht in das ‚Schema F‘ eines Prozesses presst, sondern sie so einzigartig behandelt, wie sie nun mal sind — dass man nicht bloß Empathie und Verständnis zeigt, sondern das Problem auf die Art löst, die für die Kund*innen aus ihrer Alltagssicht oder aus ihrem eigenen beruflichen Kontext (mit dem sie gern vergleichen) am relevantesten erscheint.

Wenn das nicht geschieht — etwa, weil man als Kundendienst-Mitarbeiter*in noch viele andere Sachen berücksichtigen muss, die irgendwie alle darauf zurückzuführen sind, dass es eben nicht nur diese*n eine*n Anrufer*in gibt, sondern noch viele weitere warten, und dass sich letztlich doch viele Anliegen so sehr ähneln, dass man dafür Prozesse modellieren kann — wenn also die Erwartung der Kund*innen nicht zum Prozess des Unternehmens passt, ja, dann kann die unterkomplexe Unterscheidung von Kommunikation als Kampf vs. Flucht tatsächlich relevant werden.

Dann bestehen Anrufer*innen nämlich auf ‚ihrem Recht‘ (oder was sie dafür halten), während Mitarbeiter*innen schauen müssen, wie sie darauf reagieren — da gerät man ganz schnell in eine Verteidigungshaltung, in der man Prozesse erklärt und rechtfertigt, und ebenfalls darauf beharrt ‚Recht zu haben‘ — das wäre der Kampf. Oder man resigniert und tut, was von den Kund*innen verlangt wird, selbst wenn es dem Prozess widerspricht. Das kann zwar mittelfristig noch größere Probleme bereiten (wenn sich das nämlich rumspricht, und dann plötzlich auch weitere Kund*innen dieselbe Vorzugsbehandlung erwarten), aber kurzfristig entlastet es. Das wäre die Flucht. Beides ist nicht ideal, denn am Ende ‚verliert‘ eine Seite oder beide Seiten reiben sich ergebnislos aneinander auf. Das ist unnötiger Stress.

Loslassen

An der Stelle nun sehe ich die Alternative im Loslassen der Kontrolle. Ab einem bestimmten Punkt ist es sinnlos, die andere Seite davon überzeugen zu wollen, dass man selbst Recht hat — dass sich ein*e Kund*in doch bitte widerspruchslos in unsere Prozesse fügen sollte, oder dass sich ein*e Kundendienst-Mitarbeiter*in doch bitte von den Prozessen lösen und eine richtig individuelle Lösung für uns finden sollte. Beides wird (gerade bei solchen schwierigeren Kontakten) nicht geschehen.

Loslassen der Kontrolle heißt, die andere Seite erstmal so anzunehmen und so ernst zu nehmen, wie sie sich eben zeigt, ohne sie gleich als ‚falsch‘ (entsprechend der Prozesse) zu behandeln. Wenn das bedeutet, dass man die vom Prozess vorgegebene Gesprächszeit überschreitet — dann ist das eben so.

Loslassen der Kontrolle heißt, nicht nur so zu tun bzw. lediglich durch Gesprächsphrasen zu simulieren, dass man auch die emotionale Komponente der Kund*innenanliegen ‚versteht‘, sondern sich — zumindest für den Moment — tatsächlich darauf einlässt und sie als relevant annimmt.

Loslassen der Kontrolle heißt, dass man der Möglichkeit Raum einräumt, dass die andere Seite tatsächlich Recht haben könnte und dass die für einen selbst relevanteste Interpretation (Relevanzprinzip) nicht immer die angemessenste sein muss — selbst, wenn das der Prozess ist.

Loslassen der Kontrolle bietet die Chance, dass sich das festgefahrene oder aus dem Ruder gelaufene Gespräch von selbst wieder stabilisiert — denn wenn die andere Seite sich ernstgenommen und als gleichberechtigte*r Partner*in der Problemlösung erlebt, ist sie auch eher bereit, im nächsten Schritt auf uns zuzugehen, sich im Gegenzug auf unsere Perspektive einzulassen, sodass doch noch ein für alle annehmbares Resultat rauskommt.

Den Sinn des Ganzen sehe ich neben einer annehmbaren Lösung des Problems vor allem in der Stressreduktion. Man kann neun Gespräche führen, die sich gut anfühlen — aber dieses eine zehnte Gespräch, in dem es am Ende nur noch ‚ums Prinzip‘ ging oder in dem man Grundsatzdiskussionen führte, kann noch Stunden später an einem nagen und so auch weitere Gespräche mit anderen Kund*innen negativ beeinflussen. Das Loslassen der Kontrolle und das sich-Verlassen darauf, dass sich die Kommunikationssituation von selbst wieder in ein Gleichgewicht bringt, da man durch das Loslassen der ‚Gegen’seite zeigt, dass man sie wirklich ernst nimmt und ihre Perspektive als relevant anerkennt, hilft dabei, nicht in die Falle Kampf vs. Flucht zu tappen.

(Titelbild: Andreas Dressler / pixabay.com)

Autor: Dr. Mario Donick

Kommunikationsanalyse / Technikvertrauen / Softwaretransparenz

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